Gerenciamento de tempo para gerentes: veja o guia definitivo

Vamos falar sobre gerenciamento de tempo para gestores:

 

Imagine que você é o capitão de um navio navegando por um vasto oceano azul. Seu navio é sua equipe, e o vasto mar representa o tempo que você tem todos os dias.

 

Como capitão, seu trabalho é guiar seu navio com segurança até a ilha do tesouro, que é seu objetivo do dia.

 

Essa história se parece muito com o trabalho de um gestor, que tem que liderar sua equipe para atingir seus objetivos, administrando o tempo com sabedoria.

 

O que é gerenciamento de tempo?

 

O gerenciamento do tempo é como jogar um videogame onde você precisa concluir tarefas antes que o tempo acabe.

 

Mas na vida real, o jogo não termina na hora de dormir; começa novamente no dia seguinte.

 

Uma boa gestão do tempo ajuda você a fazer seu trabalho sem se sentir apressado ou estressado. Trata-se de planejar o seu dia para que você possa brincar, descansar e trabalhar sem perder a diversão.

 

Por que o gerenciamento do tempo é importante para os gerentes?

 

Os gerentes têm um trabalho especial. Eles precisam ter certeza de que sua equipe está feliz, que o trabalho foi bem feito e que tudo está dentro do prazo.

 

É como ser treinador de uma equipe esportiva. O treinador precisa ter certeza de que cada jogador sabe o que fazer e que o time ganha o jogo.

 

Se o treinador administrar bem o tempo da equipe, eles poderão treinar, jogar e descansar sem se sentirem muito cansados.

 

7 dicas para gestores administrarem bem o tempo

 

1. Saiba o que precisa ser feito

 

O primeiro passo é como fazer uma lista de compras antes de ir à loja. Você precisa saber o que precisa comprar para não esquecer de nada.

 

Para os gestores, fazer uma lista de quais tarefas precisam ser realizadas os ajuda a não esquecer de nada importante.

 

Gostamos de pensar que nossas listas de tarefas são eficientes, mas no final das contas ainda nos sentimos improdutivos.

 

O Princípio de Pareto, também conhecido como regra 80/20, afirma que “20% das suas atividades respondem por 80% dos seus resultados”:

 

Ou seja, se você tiver uma lista de tarefas com 10 itens, 2 deles valerão mais que os outros oito.

 

O trabalho não é distribuído igualmente, então você precisa concentrar-se mais nas coisas que mais importam.

 

A sua lista de tarefas deve refletir as suas prioridades e ter em conta o esforço necessário.

 

Veja como 80/20 sua lista de tarefas:

 

1. Atribuir um número ao esforço. Escolha uma tarefa e pense na quantidade de esforço envolvida. Numere-o de 1 a 10, sendo que 1 exige o mínimo de esforço. Repita para todos os itens
2. Atribua um número ao impacto. Agora, considere os potenciais resultados positivos de cada tarefa. Rotule-os da mesma maneira, sendo 10 o maior impacto
3. Classifique suas tarefas. Divida a quantidade de esforço pelos resultados potenciais. Esta é a sua nova classificação de prioridade para gerenciar o tempo de maneira mais eficaz e aumentar os resultados.

Aqueles que entregam os melhores resultados com o menor esforço são concluídos primeiro.

 

Outras que exigem mais esforço e com poucos resultados podem ser adiadas ou retiradas da sua lista de tarefas.

 

2. Faça um plano para o dia

 

Planejar o seu dia é como montar um mapa do tesouro. Você decide para onde ir primeiro, o que fazer a seguir e como chegar ao tesouro, que está finalizando seu trabalho.

 

Todas as manhãs, os gestores devem fazer um plano sobre o que desejam fazer naquele dia.

 

Já ouviu falar de Elon Musk, Bill Gates ou Cal Newport?

 

Sim – todos bloqueadores de tempo. E eles não estão fazendo isso porque gostam de colorir seus diários com marcadores. Eles estão aproveitando cada gota de produtividade de seus dias.

 

Fazer listas de coisas para fazer e tentar desesperadamente terminá-las não é suficiente. Não dá estrutura ou rotina aos seus dias. Listas de tarefas não ajudam você a se concentrar.

 

Você precisa trazer um elemento importante: o tempo.

 

As tarefas precisam estar associadas ao tempo. Você tem que descobrir quando uma tarefa será concluída e quanto tempo levará.

 

O bloqueio de tempo é um método de combinar o gerenciamento de tarefas e seu calendário. Você cria 'blocos' de tempo em seus dias e dá-lhes tarefas nas quais se concentrar. Cada tarefa cabe em seu bloco de tempo, sem interromper mais nada.

 

Veja como bloquear blocos de tempo:

 

1. Deixe seus blocos de tempo em negrito. Use cores ou títulos vibrantes. Seus tempos bloqueados devem gritar para você quando você olha para sua agenda, para que seus olhos não os percam
2. Compartilhe esses momentos com sua equipe. Ter as pessoas próximas a você familiarizadas com esses horários garante que elas não o incomodarão durante eles. Dessa forma, você pode manter o foco em suas tarefas sem distrações adicionais
3. Continue com isso. Faça disso um hábito. Para fazer isso, siga esses horários bloqueados por pelo menos 30 vezes. Isso se tornará o fluxo da sua semana.

3. Divida as tarefas grandes em tarefas menores

 

Grandes tarefas podem ser assustadoras, como uma enorme montanha de tesouros. Quebrá-los em pedaços menores facilita o manuseio, como dividir o tesouro em baús manejáveis.

 

Divida as tarefas o máximo que puder. Prefiro tarefas que posso concluir em menos de 90 minutos.

 

Dividir tarefas grandes em tarefas menores ajuda você a se manter no caminho certo e dá uma sensação de realização ao marcar cada item. Também torna mais fácil manter o foco e fazer progresso constante em direção aos objetivos do projeto.

 

4. Defina horário para e-mail e reuniões

 

E-mails e reuniões são como sinais de parada na estrada. Eles fazem você pausar seu trabalho. Os gerentes devem decidir quando verificar e-mails e realizar reuniões para não interromper muito o trabalho. Talvez eles possam verificar e-mails pela manhã, fazer reuniões no meio do dia e trabalhar tranquilamente à tarde.

 

Por exemplo:

 

Processar e-mail é apenas mais uma tarefa (recorrente). As “janelas” de e-mail são períodos de tempo para processar e-mail.

 

Eu tenho três “janelas” de e-mail para processar e-mails em lote:

 

• Depois de concluir minha maior tarefa do dia. Isso normalmente é por volta das 11h
• Depois do almoço. Meus níveis de energia estão um pouco mais baixos, então é um horário nobre para fazer algum trabalho superficial
• Antes de terminar meu dia de trabalho. Isso garante que nada caia nas rachaduras antes de desligar

 

Durante essas janelas, estou focado em realizar 1 das 6 ações possíveis em cada mensagem:

 

1. Responder. Se um e-mail exigir ação imediata e eu puder responder rapidamente, eu trato disso imediatamente
2. Arquivo. Se eu não precisar fazer mais nada sobre isso
3. Adicione-o ao meu calendário. Para reuniões e quaisquer eventos específicos de horário
4. Adicione-o ao meu gerenciador de tarefas. Quando o e-mail contém uma tarefa, eu a adiciono como uma tarefa
5. Envie para meu aplicativo de notas. Para qualquer coisa que eu queira guardar para referência futura
6. Envie para meu aplicativo Read Later. Para informações que desejo processar mais tarde

Chego à caixa de entrada zero todos os dias. Se houver uma tarefa no e-mail, adiciono-a à minha lista de tarefas.

 

Se for algo importante, adiciono diretamente na minha agenda, com link para o e-mail.

 

 

5. Aprenda a dizer não

 

Dizer não é uma habilidade. Começamos com experiência limitada, mas podemos melhorar com o tempo. Em Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less, Greg McKeown oferece sete maneiras eficazes de dizer não:

 

1. A pausa estranha. Quando uma solicitação chegar até você pessoalmente, faça uma pausa e conte até três antes de tomar sua decisão. Ou simplesmente espere que a outra pessoa preencha o vazio
2. O suave “não” (ou o “não, mas”). Explique que você está focado em outras coisas agora, mas adoraria ficar juntos quando terminar
3. “Deixe-me verificar minha agenda e entrar em contato com você.” Isso lhe dará tempo para fazer uma pausa e avaliar suas prioridades. Retome o controle de suas próprias decisões, em vez de se precipitar em um “sim”
4. Use devoluções de e-mail. Por que limitar as respostas automáticas por e-mail aos feriados? Treine outras pessoas para respeitar sua produtividade, trabalho e tempo usando uma resposta automática
5. Diga sim. O que devo despriorizar?” Lembre a seus superiores o que você estaria negligenciando se dissesse sim e force-os a lidar com a compensação
6. Indique o que você está disposto a fazer: por exemplo: “Você pode pegar meu carro emprestado. Estou disposto a garantir que as chaves estejam aqui para você.” Ao fazer isso, você também está dizendo que não será capaz de conduzir a pessoa, mas, em vez disso, você enquadra isso em termos do que está disposto a fazer.
7. “Não posso fazer isso, mas X pode estar interessado.” É tentador pensar que a nossa ajuda tem um valor inestimável, mas muitas vezes as pessoas que solicitam algo não se importam se somos nós que as ajudamos - desde que recebam a ajuda

6. Faça pausas

 

Fazer pausas é como pausar um filme para comprar pipoca. Dá um pouco de descanso para que você possa aproveitar mais o filme.

 

Os gerentes devem fazer pequenas pausas durante o dia para descansar o cérebro. Isso os ajuda a pensar melhor e a trabalhar mais rápido quando começarem a trabalhar novamente.

 

Associamos pausas ao tempo em que poderíamos estar trabalhando. Nada poderia estar mais longe da verdade.

 

Seu cérebro foi projetado apenas para funcionar com desempenho máximo por um período limitado.

 

Depois de exceder 90 minutos de atividade cerebral de alta frequência, você deve descansar. Caso contrário, você estará forçando seu corpo quando ultrapassar seus limites.

 

Em outras palavras:

 

Seu cérebro precisa de descanso entre o trabalho focado.

 

Faço dois tipos de pausas:

 

1. Intervalo de 10 a 15 minutos, movimentando-se, tomando café, etc.
2. Intervalo mais longo de 20 a 30 minutos, onde desligo completamente o trabalho

Se estiver cansado ou com pouca energia, tirarei uma soneca rápida depois do almoço. 30 minutos de sono podem fazer maravilhas.

 

7. Revise o seu dia

 

No final do dia, pense no que você gostou de assistir ao replay de um jogo. Tudo correu como planejado? O que pode ser feito melhor amanhã?

 

Os gerentes devem fazer essas perguntas a si mesmos para melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo.

 

Para minha revisão diária, anoto 2–3 vitórias do meu dia. Isso pode ser qualquer coisa:

 

• Concluindo uma tarefa importante
• Sentindo-se forte em uma corrida
• Conseguir um novo cliente ou ter uma ótima sessão

 

Em seguida, verifico minha agenda para o dia seguinte e ajusto-a, se necessário. Todo esse processo não leva mais do que 5 a 10 minutos.

 

Gerenciamento de tempo para gerentes

 

O gerenciamento do tempo para os gerentes significa ser um bom capitão do seu dia. Ajuda você a fazer seu trabalho, orientar sua equipe e ainda ter tempo para se divertir.

 

Seguindo essas dicas, os gerentes podem navegar tranquilamente ao longo de seus dias, garantindo que sua equipe esteja feliz e bem-sucedida:

 

1. Saiba o que precisa ser feito. Priorize sua lista de tarefas usando o Princípio de Pareto
2. Faça um plano para o dia. Use o bloqueio de tempo para associar suas tarefas ao tempo
3. Divida as tarefas grandes em tarefas menores. Idealmente, você deseja tarefas que possam ser concluídas em 90 minutos ou menos. Use a técnica Pomodoro
4. Defina horário para e-mail e reuniões. Use “janelas” de e-mail para processar seu e-mail em lote
5. Aprenda a dizer não. Use uma das 7 maneiras eficazes de dizer “não”
6. Faça pausas. Seu cérebro precisa de descanso entre o trabalho focado. Agende-os se precisar
7. Revise o seu dia. Anote 2–3 vitórias do seu dia

Lembre-se de que cada dia é uma nova aventura e administrar bem o seu tempo garante que seja uma boa aventura.

 

*Por Dan Silveira

 

Sobre Dan

 

Olá, meu nome é Dan Silvestre. Desde 2014, treinei mais de 100 CEOs, executivos e gerentes e ajudei milhares de profissionais a aumentar sua produtividade.

 

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